Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом Сумського державного педагогічного університету імені А.С. Макаренка та безпосередньо підпорядкований ректору університету.

У своїй роботі відділ кадрів керується законодавчими та нормативно-правовими актами (Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Законами України «Про відпустки», «Про зайнятість населення», «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні», Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, постановою Правління ПФУ «Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі», Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, Національним класифікатором України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП), іншими нормативно-правовими актами з трудового права, професійної класифікації, кадрового діловодства), Законом України «Про військовий обов’язок і військову службу», організаційно-розпорядчими документами Кабінету Міністрів України, розпорядженнями територіального центру комплектування та соціальної підтримки, іншими нормативно-правовими актами з питань ведення військового обліку, локальними актами університету (Статутом, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Колективним договором, Положенням про атестацію працівників тощо).

Відділ кадрів очолює начальник відділу кадрів, який призначається на посаду і звільняється з неї наказом ректора університету.

Відділ кадрів має свою круглу печатку із зазначенням своєї назви та назви університету, Міністерства освіти і науки, а також штампи необхідні для практичної діяльності відділу.

• Забезпечення підрозділів університету згідно з штатним розписом необхідною кількістю працівників відповідної кваліфікації.
• Відбір і розстановка кадрів на основі оцінки їх кваліфікації, особистих і ділових якостей.
• Аналіз кадрової роботи в університеті, розробка пропозицій з її поліпшення.
• Оформлення документів про прийом, переведення, переміщення і звільнення працівників університету.
• Підготовка та видання наказів щодо руху особового складу працівників університету.
• Оформлення, зберігання і видача трудових книжок, дублікатів трудових книжок у відповідності до вимог чинного законодавства України.
• Своєчасне внесення до трудових книжок необхідних даних та ознайомлення з записами власників.
• Ознайомлення працівників при оформленні на роботу з Правилами внутрішнього трудового розпорядку та Посадовими інструкціями і з наказами щодо особового складу, з особовою карткою працівника П2.
• Забезпечення прав, пільг і соціальних гарантій працівників.
• Формування електронної бази даних професорсько-викладацького складу, адміністративно-управлінського, навчально-допоміжного, адміністративно-господарського персоналу за допомогою автоматизованої програми «Кадри».
• Реєстрація наказів щодо особового складу студентів університету (зарахування, поновлення, переведення, відрахування студентів та з інших питань, що пов’язані з навчальним процесом).
• Ведення особових справ працівників та студентів університету.
• Облік листів тимчасової непрацездатності працівників.
• Організація обліку і звітності з особового складу, робота з особовими справами працівників та студентів університету.
• Підготовка графіків відпусток працівників університету та видання наказів щодо надання всіх видів відпусток.
• Здійснення контролю за дотриманням графіків відпусток працівників університету.
• Організація систематичного контролю за станом трудової дисципліни, оформлення матеріалів щодо її порушників для накладення на них дисциплінарного стягнення.
• Участь у формуванні кадрового резерву, забезпечення його підготовки.
• Участь у проведенні атестації працівників університету.
• Забезпечення підготовки і подання до органів Пенсійного фонду та органів соціального захисту населення довідок та інших документів, необхідних для призначення співробітникам університету пенсій та соціальних допомог.
• Організація обліку заохочень і нагород, підготовка та надання необхідних пакетів документів для відзначення та нагородження працівників грамотами, подяками ректора, Департаменту освіти і науки та інших підрозділів облдержадміністрації, міської, обласної ради, Міністерства освіти і науки України, Національної академії педагогічних наук України та державними нагородами.
• Ведення документації по обліку та бронюванню військовозобов’язаних працівників та студентів університету.

Постійний контроль за виконанням заходів допризовної підготовки, приписки до призовних дільниць, дотримання правил військового обліку, проведення роз’яснювальної роботи серед студентів університету про виконання обов’язків щодо військового обліку.