Загальний відділ є структурним підрозділом Сумського державного педагогічного університету імені А.С. Макаренка та безпосередньо підпорядкований ректору університету. Керівництво роботою загального відділу здійснює керівник відділу.

У своїй діяльності загальний відділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки України, органів державної влади та місцевого самоврядування, наказами і методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, Статутом Університету, наказами ректора, рішеннями Вченої ради Університету, правилами внутрішнього розпорядку університету, Інструкцією з діловодства в університеті, Положенням про загальний відділ, а також іншими чинними нормативно-правовими актами з питань діловодства та архівної справи.

1. Головною метою діяльності Відділу є забезпечення документування діяльності структурних підрозділів Університету, ведення діловодства та архівної справи, здійснення контролю за проходженням і виконання документів, зберігання документів, надання методичної і практичної допомоги з цих питань структурним підрозділам Університету.
2. Основними завданнями Відділу є:
   • Здійснення приймання, реєстрування, попереднього розгляду, передачі документів згідно з розподілом обов’язків на розгляд керівництву та на виконання в структурні підрозділи Університету;
   • Реєстрування та надсилання за призначенням вихідної кореспонденції Університету;
   • Реєстрування, доведення до відома виконавців наказів ректора, інших розпорядчих документів Університету;
   • Ведення обліку та забезпечення контролю за вчасним розглядом усних і письмових звернень громадян;
   • Забезпечення оперативного зберігання вхідних, вихідних, розпорядчих та інших документів Університету;
   • Здійснення контролю за строками проходження і виконання, повнотою і відповідністю форм виконання документів чинним вимогам та резолюціям керівництва Університету, підготовка довідок, доповідних записок, зведень, звітів, інформацій, оглядів з питань роботи з документами, контролю за їх проходженням і виконанням, періодичне інформування керівництва Університету з цих питань;
   • В межах компетенції здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в Університеті;
   • Перевірка за дорученнями ректорату стану організації діловодства та контролю за проходженням і виконанням документів в структурних підрозділах Університету, надання їм необхідної допомоги в удосконаленні форм і методів роботи з документами;
   • Розробка номенклатури справ Університету, забезпечення здійснення контролю за правильністю формування, оформлення і оперативного зберігання справ у структурних підрозділах, складання графіків та приймання документів структурних підрозділів на зберігання до архіву Університету;
   • Забезпечення роботи архіву Університету, проведення експертизи історичної, наукової, культурної та практичної цінності документів при їх відборі для передачі на державне зберігання, підготовка і передача документів університету, внесених до Національного архівного фонду України, на зберігання до дер­жавного архіву області;
   • Забезпечення проведення відповідно до чинних вимог вилучення для знищення та передача для знищення документів Університету, які не внесені до Національного архівного фонду України, строки зберігання яких закінчилися;
   • Сприяння набуттю знань і навичок з питань роботи з документами працівниками Університету, підвищенню кваліфікації працівників, відповідальних за діловодство в структурних підрозділах;
   • Забезпечення культури діловодства, впровадження наукової організації праці, сучасних технічних засобів роботи з документами, комп’ютеризації діловодства;
   • Забезпечення виготовлення, обліку, зберігання печаток, штампів, бланків організаційно-розпорядчих документів Університету і законності користування ними;
   • Оформлення та реєстрація наказів по університету, про відрядження, проводить аналіз інформації про документообіг;
   • Організація збереження документаційного фонду Університету та користування ним;
   • Участь у розробці та виданні інструктивно-методичних рекомендацій з організації діловодства та архівної справи
   • Засвідчує печаткою документи, підписані керівництвом Університету.
3. Основними функціями Відділу є здійснення контролю за якістю та вчасним веденням діловодства в Університеті.

Дученко Людмила Петрівна – фахівець І категорії  загального відділу
кабінет 236, телефон 68-59-42;

Охріменко Галина Петрівна – архіваріус
архів, гуртожиток № 3, І поверх, телефон 68-59-86;

Хархан Оксана Іванівна – провідний фахівець загального відділу
кабінет 236, телефон 68-59-42;

Чугуєвець Тетяна В’ячеславівна – провідний фахівець загального відділу
кабінет 236, телефон 68-59-42

Шевченко Вікторія Михайлівна – архіваріус
архів, гуртожиток № 3, І поверх, телефон 68-59-86.

Адреса: вул. Роменська, 87, м. Суми, 40002, Україна
Загальний відділ (каб. 236) тел. +38 (0542) 68-59-42
Архів (гуртожиток № 3, І поверх, вул. Роменська, 91) тел. +38 (0542) 68-59-86
E-mail: kanc@sspu.edu.ua